תמיד יש את רשימת המשימות הזו, שנראית כמו הר בלתי עביר. מצד אחד, הצעקות הבלתי פוסקות של המשימות הדחופות – מיילים שמחכים למענה, טלפונים דחופים, כיבוי שריפות. מצד שני, הדברים החשובים באמת – הפרויקט הגדול שתקוע, התכנון האסטרטגי שנדחה שוב ושוב, הקשרים האישיים שזקוקים לטיפוח. רובנו מבלים את רוב הזמן שלנו בכיבוי שריפות, ושוכחים להתמקד במה שבאמת מקדם אותנו קדימה. התסכול הזה מוכר לי היטב. הרגשתי שאני כל הזמן רץ במקום, מבזבז אנרגיה עצומה בלי לראות תוצאות אמיתיות. ואז נתקלתי בספר "הדבר הקשה על הדברים הקשים" של בן הורוביץ, וגיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי: פרספקטיבת שני המסלולים. גישה זו אפשרה לי סוף סוף לאזן בין הדחוף לחשוב, ולהתחיל להתקדם לעבר המטרות האמיתיות שלי.
התובנה המשנה-חיים מ"הדבר הקשה על הדברים הקשים"
העיקרון המרכזי הוא פשוט: אל תיתנו לדחוף לשתק את החשוב. טפלו בדחוף, אבל תמיד הקדישו זמן משמעותי לדברים החשובים, אלה שמקדמים אתכם לעבר המטרות שלכם. זה כמו לנסוע ברכב – אתם צריכים גם לנהוג (לפתור בעיות דחופות) וגם לתכנן את המסלול (להתמקד במטרות ארוכות טווח).
הרעיון הזה עובד כי הוא מנצל את האופן שבו המוח שלנו פועל. כשאנחנו ממוקדים רק בדחוף, אנחנו נמצאים במצב של סטרס תמידי, שגורם לירידה ביכולת החשיבה היצירתית והאסטרטגית. על ידי הקדשת זמן לדברים החשובים, אנחנו יוצרים תחושה של שליטה, מפחיתים את הסטרס ומאפשרים למוח שלנו לעבוד בצורה יעילה יותר. חשבו על זה כמו גינה – אם אתם רק מכבים שריפות (עוקרים עשבים שוטים), לעולם לא יהיה לכם זמן לשתול פרחים ולטפח את הגינה.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. זהו את "שני המסלולים" שלכם
הגדירו בבירור מהן המשימות הדחופות (כיבוי שריפות) ומהן המשימות החשובות (שתילת פרחים).
הבנה ברורה של שני הסוגים תאפשר לכם להקצות זמן ומשאבים בצורה יעילה יותר.
לדוגמה, הדחוף הוא מענה למיילים, החשוב הוא תכנון רבעוני.
טיפ: צרו רשימה נפרדת לכל סוג משימות.
2. הקצו זמן ספציפי לכל מסלול
קבעו ביומן זמן מוגדר לטיפול בדחוף וזמן מוגדר לטיפול בחשוב.
זה יכול להיות שעה ביום לדחוף, ושעתיים בשבוע לחשוב.
לדוגמה, חסמו ביומן שעתיים כל יום שישי לתכנון אסטרטגי.
טיפ: התייחסו לזמן הזה כאל פגישה חשובה – אל תבטלו אותו.
3. התחילו עם החשוב (לפעמים)
לפעמים, התחלה עם המשימה החשובה ביותר יכולה להפחית את כמות הדברים הדחופים בהמשך.
התמקדות מראש במשימה גדולה יכולה למנוע הרבה "שריפות" קטנות.
לדוגמה, עבודה על מצגת חשובה מראש תמנע לחץ של הרגע האחרון.
טיפ: זהו את המשימה החשובה ביותר שתוכלו לעשות השבוע, ועשו אותה מוקדם ככל האפשר.
4. אמרו "לא" לדחוף הלא-חשוב
למדו לסנן את הבקשות הדחופות שאינן תורמות למטרות שלכם.
כל "כן" לדחוף הלא-חשוב הוא "לא" לחשוב החשוב.
לדוגמה, דחו פגישה לא הכרחית כדי לעבוד על פרויקט אסטרטגי.
טיפ: שאלו את עצמכם: "האם המשימה הזו באמת מקדמת אותי קדימה?" אם התשובה היא לא, אמרו "לא".
איך יישמתי את השיטה בחיי
כמנהל צוות, הרגשתי שאני כל הזמן עסוק בכיבוי שריפות – מענה למיילים דחופים, פתרון בעיות של צוות, השתתפות בפגישות אינסופיות. לא היה לי זמן להתמקד בתכנון אסטרטגי, בפיתוח הצוות או ביצירת קשרים עם לקוחות מפתח. אחרי שקראתי את "הדבר הקשה על הדברים הקשים", החלטתי ליישם את פרספקטיבת שני המסלולים. הקדשתי שעתיים בכל בוקר לעבודה על משימות חשובות, לפני שהתחלתי לענות למיילים או להשתתף בפגישות. בהתחלה התקשיתי לעמוד בזה, כי הרגשתי שאני חייב להיות זמין כל הזמן. אבל אחרי כמה שבועות, התחלתי לראות תוצאות – הפרויקטים התקדמו בצורה חלקה יותר, הצוות היה יותר מעורב, והצלחתי ליצור קשרים טובים יותר עם לקוחות.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
1. במקום לחשוב שהכל דחוף, נסו לתעדף. אנשים רבים נוטים לחשוב שכל בקשה שמגיעה אליהם דורשת מענה מיידי. זה מוביל לעומס יתר ולחוסר יכולת להתמקד בדברים החשובים באמת. הפתרון הוא ללמוד לתעדף משימות, ולהקדיש זמן רק לדברים הדחופים באמת.
2. במקום לחכות ל"זמן המתאים", נסו להתחיל כבר עכשיו. אנשים רבים דוחים את העבודה על משימות חשובות בגלל שהם מחכים לזמן "מתאים" – כשהם יהיו פחות עסוקים, כשהם יהיו יותר רגועים, כשהם יהיו יותר מוכנים. אבל הזמן "המתאים" לעולם לא מגיע. הפתרון הוא להתחיל כבר עכשיו, גם אם זה רק 15 דקות ביום.
3. במקום לשכוח לתגמל את עצמכם, נסו לחגוג הצלחות קטנות. אנשים רבים מתמקדים רק במשימות הבאות, ושוכחים לחגוג את ההצלחות שלהם. זה מוביל לשחיקה ולחוסר מוטיבציה. הפתרון הוא לחגוג הצלחות קטנות, לתת לעצמכם קרדיט על העבודה הקשה, ולהנות מהדרך.
המילה האחרונה: התחילו היום
פרספקטיבת שני המסלולים היא דרך עוצמתית להתמודד עם אתגרים מורכבים, להפחית סטרס ולהתקדם לעבר המטרות שלכם. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי ביעילות ובאיכות החיים שלכם. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
שאלות נפוצות
שאלה: איך אני יודע מה באמת חשוב?
תשובה: שאלו את עצמכם: "איזו משימה, אם אשלים אותה, תעשה את ההבדל הכי גדול?" זהו בדרך כלל המפתח. אפשר להיעזר במטריצת אייזנהאואר לתעדוף.
שאלה: מה עושים כשהכל דחוף?
תשובה: קחו נשימה עמוקה, תעדפו משימות באופן אכזרי, ובקשו עזרה מאחרים. זכרו, לא הכל חייב להיעשות עכשיו.
שאלה: איך אני מתמיד בשיטה?
תשובה: צרו לעצמכם טקס קבוע, תגמלו את עצמכם על הצלחות, ותזכירו לעצמכם את היתרונות של השיטה. אפשר גם למצוא שותף לאחריות משותפת.
מאמר זה נכתב על ידי [שמכם], מומחה לפרודוקטיביות וניהול זמן, בהתבסס על עקרונות מתוך הספר "הדבר הקשה על הדברים הקשים" מאת בן הורוביץ.
