הידיעה הזו צרבה לי את הלב. עוד חברה, צעירה ומוכשרת, נסגרת אחרי שנה של עבודה מאומצת. הרעיון היה מבריק, הצוות חדור מוטיבציה, אבל משהו השתבש בדרך. כולנו מכירים את התחושה הזו – התרגשות בתחילת דרך, תכנונים גרנדיוזיים, ואז מציאות מורכבת, קשיים לא צפויים, ובסוף... כישלון. זה כואב במיוחד כשמדובר בפרויקט שכל כך האמנו בו. החרדה הזו, הפחד שהדברים ישתבשו, ליוותה אותי שנים. רציתי למצוא דרך לשלוט בסיכונים, לצפות בעיות מראש, ולא להגיע למצב שבו אני צופה בקריסה של חלום.
כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט" של דניאל כהנמן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי – "פגישת טרום-מורטם". השיטה הזו מאפשרת לנו לבחון את הפרויקט שלנו דרך עיניים מפוכחות, ולזהות מראש את הכשלים האפשריים. זוהי דרך מצוינת לנהל סיכונים ולהגדיל את הסיכוי להצלחה.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
הדרך הטובה ביותר להצליח היא לדמיין את הכישלון, ואז לתכנן איך להימנע ממנו.
העיקרון של "טרום-מורטם" פשוט מאוד: לפני שמתחילים פרויקט, מדמיינים שהוא כבר נכשל. לא סתם מדמיינים – ממש עורכים פגישה שבה כל המשתתפים מציגים סיבות אפשריות לכישלון. הרעיון הוא לעקוף את האופטימיות הטבעית שלנו, שגורמת לנו להתעלם מסיכונים אפשריים. במקום לשאול "מה יכול להצליח?", אנחנו שואלים "מה יכול להשתבש?".
> "היתרון של הטרום-מורטם הוא שהוא משחרר את הדמיון המושכל ומטפח חשיבה ביקורתית." – דניאל כהנמן, "לחשוב מהר, לחשוב לאט"
זה עובד כי המוח שלנו בנוי כך שקל לו יותר לזהות סיכונים בדיעבד. כשאנחנו מדמיינים שהפרויקט כבר נכשל, המוח שלנו מחפש סיבות הגיוניות לכך, ואנחנו מקבלים רשימה של בעיות פוטנציאליות שאולי לא היינו חושבים עליהן אחרת. תחשבו על זה כמו ביטוח – משלמים עכשיו כדי להימנע מנזק גדול יותר בעתיד.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
הנה מדריך פשוט ליישום מיידי של פגישת טרום-מורטם:
1. הכינו את הבמה
הזמינו את כל חברי הצוות הרלוונטיים לפגישה מיוחדת.
הסבירו את הרעיון של טרום-מורטם והדגישו שאין ביקורת אישית, רק ניתוח סיכונים. חשוב ליצור אווירה בטוחה שבה כולם מרגישים בנוח להביע דעות.
דוגמה: שלחו מייל מקדים עם הסבר על השיטה והדגישו את חשיבות השתתפות כולם.
טיפ: הקציבו זמן מוגדר לפגישה (למשל, שעה) כדי לשמור על מיקוד.
2. דמיינו את האסון
הודיעו: "דמיינו לעצמכם שהפרויקט נכשל. זה אסון. למה זה קרה?".
תנו לכל אחד בתורו להסביר את הסיבות האפשריות לכישלון. עודדו יצירתיות וביקורת בונה.
דוגמה: "אולי המתחרה שלנו השיק מוצר טוב יותר?", "אולי טעינו בהערכת השוק?".
טיפ: רשמו את כל הסיבות שעולות, בלי לשפוט או לפסול אותן בשלב הזה.
3. נתחו את הסיבות
עברו על רשימת הסיבות שנרשמו ודרגו אותן לפי סבירות וחומרה.
התמקדו בסיבות הסבירות ביותר והחמורות ביותר.
דוגמה: "סיבה X היא מאוד סבירה, אבל ההשלכות שלה לא חמורות", "סיבה Y היא פחות סבירה, אבל ההשלכות שלה הרסניות".
טיפ: השתמשו בטבלה פשוטה עם עמודות לסבירות, חומרה וניקוד משוקלל.
4. תכננו תגובה
עבור כל סיבה משמעותית, פתחו תוכנית פעולה למניעה או צמצום הנזק.
הקצו אחריות לכל פעולה וקבעו מועדים.
דוגמה: "אם המתחרה ישחרר מוצר טוב יותר, נשיק קמפיין שיווקי אגרסיבי", "אם טעינו בהערכת השוק, נבצע סקר שוק מעמיק יותר".
טיפ: ודאו שהתוכנית ריאלית וברת יישום במסגרת הזמן והמשאבים הקיימים.
איך יישמתי את השיטה בחיי
ניהלתי פרויקט פיתוח אפליקציה חדשה. לפני שהתחלנו לעבוד, ערכנו פגישת טרום-מורטם. בהתחלה, התנגדות מסוימת הורגשה בחדר – אף אחד לא רצה לדבר על כישלון לפני שהתחלנו בכלל! אבל כשהתחלנו, אנשים התחילו להעלות חששות אמיתיים: תחרות, באגים לא צפויים, קשיים בגיוס עובדים. אחת הסיבות שעלו הייתה שאנחנו לא מבינים מספיק את הצרכים האמיתיים של המשתמשים.
יישמנו סקר שוק מעמיק יותר כדי לוודא שהאפליקציה שלנו באמת עונה על צורך קיים. התוצאה? האפליקציה זכתה להצלחה גדולה, בין היתר כי היא פתרה בעיה אמיתית שהמשתמשים התמודדו איתה.
טיפ: אל תוותרו על הפגישה גם אם יש התנגדות ראשונית. תסבירו שזה לא ביקורת, אלא כלי להצלחה.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
- במקום לפחד לדבר על כישלון, נסו ליצור אווירה פתוחה ובטוחה. אנשים מפחדים להיראות פסימיים או שליליים. הסבירו שהמטרה היא לזהות סיכונים, לא להטיל אשמה.
- במקום להתמקד בסיבות כלליות, נסו להיות ספציפיים ככל האפשר. "השיווק לא יהיה טוב" זו סיבה כללית. "הקמפיין השיווקי לא יגיע לקהל היעד הנכון" היא סיבה ספציפית יותר, שמאפשרת תכנון פעולה יעיל.
- במקום להתעלם מהתוצאות, נסו ליישם תוכנית פעולה מוגדרת. טרום-מורטם לא שווה כלום אם לא פועלים בהתאם לתוצאות. ודאו שיש לכם תוכנית פעולה מוגדרת ולוח זמנים ברור ליישום.
המילה האחרונה: התחילו היום
פגישת טרום-מורטם היא כלי פשוט ויעיל שיכול להגדיל משמעותית את הסיכוי שלכם להצלחה בפרויקטים. זהו תרגיל בחשיבה פרואקטיבית, שמאפשר לכם לצפות את הבלתי צפוי ולתכנן תגובה יעילה. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לצמצום משמעותי בסיכונים ולהגדלת הסיכוי להצלחה.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי להכין את עצמכם לפרויקט הבא שלכם?
שאלות נפוצות
שאלה: איך משכנעים את הצוות להשתתף בפגישה כזו?
תשובה: הדגישו את היתרונות: צמצום סיכונים, שיפור התכנון, הגדלת הסיכוי להצלחה. הסבירו שזה לא ביקורת, אלא כלי עזר.
שאלה: מה עושים אם אף אחד לא מצליח לחשוב על סיבות לכישלון?
תשובה: תתחילו עם שאלות מנחות: "מה המתחרים שלנו עושים טוב יותר?", "אילו טעויות עשינו בעבר?". תנו זמן לאנשים לחשוב ולהיערך מראש.
שאלה: כמה זמן צריכה להימשך פגישת טרום-מורטם?
תשובה: שעה היא זמן סביר. חשוב להיות ממוקדים ויעילים.
ד"ר איתי שגב, מומחה לפסיכולוגיה חיובית וניהול מצבי לחץ.
