הידיעה הזו נפלה עלי כרעם ביום בהיר: הפרויקט עליו עבדתי חודשים ארוכים, זה שהייתי בטוח שהוא להיט בטוח, נכשל כישלון חרוץ. הכסף בוזבז, הזמן אבד, והאגו שלי חטף מכה קשה. תסכול, כעס, אכזבה – הכל התערבב לי בבטן. שאלתי את עצמי שוב ושוב: איך זה קרה? איך לא ראיתי את זה מגיע? הרי השקעתי כל כך הרבה מחשבה בתכנון!
האמת היא, שלא באמת חשבתי לעומק. הסתמכתי על אינטואיציה, אופטימיות עיוורת, וקצת יותר מדי אמונה בעצמי. בדיוק שם טמונה הבעיה.
כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט" של דניאל כהנמן, גיליתי כלי פשוט אך עוצמתי שיכול היה למנוע את האסון הזה – פגישת טרום-מורטם. הפגישה הזו, שמתמקדת בניתוח הסיבות האפשריות לכישלון לפני שהפרויקט בכלל מתחיל, שינתה את האופן שבו אני ניגש לפרויקטים גדולים.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
טרום-מורטם: דמיינו שהפרויקט נכשל, ואז נתחו אחורה את הסיבות לכישלון הזה.
דניאל כהנמן, חתן פרס נובל, מראה בספרו כיצד המוח שלנו פועל בשתי מערכות שונות: "מערכת 1" – מהירה, אינטואיטיבית ורגשית, ו"מערכת 2" – איטית, אנליטית ורציונלית. כשאנחנו מתכננים פרויקט, אנחנו נוטים להסתמך על "מערכת 1", שמובילה לאופטימיות מוגזמת ולאי התייחסות לסיכונים. פגישת טרום-מורטם מאלצת אותנו להפעיל את "מערכת 2" ולנתח את הסיכונים בצורה ביקורתית.
> "התועלת של הטרום-מורטם היא שהוא מפעיל את הדמיון של אנשים מלומדים, אשר עלולים להיות מוצפים על ידי התלהבות יתר."
פגישת טרום-מורטם עובדת מכיוון שהיא מעודדת חשיבה ביקורתית ויצירתית כאחד. היא מאפשרת לנו לזהות חולשות פוטנציאליות שלא היינו מבחינים בהן אחרת, ולפתח פתרונות יצירתיים מראש. זה כמו לעשות ביטוח על החלומות שלכם.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. כינוס צוות הטרום-מורטם
- תיאור הפעולה: אספו את צוות הפרויקט המרכזי.
- הסבר: ודאו שכולם משתתפים פעילים ומרגישים בנוח להביע את דעתם, גם אם היא מנוגדת לדעת הרוב.
- דוגמה: הזמינו לפגישה את כל חברי הצוות, כולל אלה שאחראים על התקציב, השיווק, התפעול והטכנולוגיה.
- טיפ מעשי: הקדישו לפגישה לפחות שעה וחצי.
2. דמיינו כישלון מוחלט
- תיאור הפעולה: דמיינו שהפרויקט נכשל בצורה מחפירה.
- הסבר: התרחקו ממחשבות חיוביות ונסו לדמיין את התרחיש הגרוע ביותר האפשרי. שאלו את עצמכם: "מה השתבש?"
- דוגמה: "דמיינו שהמוצר לא מצליח לתפוס בשוק, המתחרים מקדימים אותנו, ואנחנו נאלצים לסגור את הפרויקט בהפסד כספי גדול."
- טיפ מעשי: כתבו את הסיבות לכישלון על הלוח או על פתקים נפרדים.
3. ניתוח הסיבות לכישלון
- תיאור הפעולה: בחנו כל סיבה לכישלון לעומק.
- הסבר: שאלו "למה?" שוב ושוב כדי להגיע לשורש הבעיה. נסו לזהות דפוסים או גורמים משותפים.
- דוגמה: אם אחת הסיבות היא "חוסר תקציב", שאלו: "למה חסר תקציב? האם התכנון לא היה ריאלי? האם התעלמנו מעלויות נסתרות?"
- טיפ מעשי: הקפידו לתעד את כל הסיבות והניתוחים שלהן.
4. פיתוח תוכנית פעולה מונעת
- תיאור הפעולה: פתחו תוכנית פעולה מונעת לכל סיבה לכישלון.
- הסבר: חשבו מה ניתן לעשות כדי למנוע את הכישלון הזה. הציעו פתרונות יצירתיים וקונקרטיים.
- דוגמה: אם זיהיתם חוסר תקציב, שקלו לגייס משקיעים נוספים, לצמצם את היקף הפרויקט, או למצוא ספקים זולים יותר.
- טיפ מעשי: תעדו את כל הפתרונות ותעדוף אותם לפי סדר חשיבות וישימות.
איך יישמתי את השיטה בחיי
לאחר הכישלון המהדהד ההוא, החלטתי לנסות את פגישת הטרום-מורטם בפרויקט החדש שלי. כינסתי את הצוות, וביקשתי מכולם לדמיין את הכישלון הכי גרוע. בהתחלה הייתה אווירה קצת מוזרה, אבל ככל שהתעמקנו בניתוח הסיבות האפשריות, גיליתי דברים שלא חשבתי עליהם קודם.
לדוגמה, הבנו שהתכנון השיווקי שלנו מבוסס על הנחות לא מבוססות לגבי התנהגות הצרכנים. תיקנו את התוכנית השיווקית מראש, וכתוצאה מכך הפרויקט הצליח מעל המשוער.
> אחד הדברים שלמדתי הוא שהיכולת להודות בפני עצמי שאני עלול לטעות היא כוח, לא חולשה.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
1. במקום להסתמך על האינטואיציה, נסו להפעיל חשיבה ביקורתית. אנשים נוטים להיות אופטימיים מדי לגבי הסיכויים שלהם להצליח, ולכן מתעלמים מסיכונים פוטנציאליים. פתרון: הכריחו את עצמכם לחפש מידע שמפריך את ההנחות שלכם.
2. במקום להתמקד רק בפתרונות טכניים, נסו לחשוב על גורמים אנושיים. לעיתים קרובות, כישלונות נובעים מחוסר תקשורת, קונפליקטים בין חברי צוות, או חוסר מיומנות ניהול. פתרון: הקדישו זמן לבניית צוות מגובש ולשיפור התקשורת הפנימית.
3. במקום לדחות את הטרום-מורטם, נסו לבצע אותו בשלב מוקדם ככל האפשר. ככל שתחכו יותר, כך יהיה קשה יותר לבצע שינויים משמעותיים. פתרון: שילבו את פגישת הטרום-מורטם כחלק אינטגרלי מתהליך התכנון.
המילה האחרונה: התחילו היום
פגישת טרום-מורטם היא כלי פשוט אך עוצמתי שיכול להציל את הפרויקט הבא שלכם מכישלון. היא מאפשרת לכם לחשוב בצורה ביקורתית על הסיכונים, לפתח פתרונות יצירתיים, ולבנות תוכנית פעולה מונעת. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל להבדל משמעותי בסיכויי ההצלחה שלכם.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
שאלות נפוצות
1. מתי הזמן הטוב ביותר לבצע פגישת טרום-מורטם?
* מומלץ לבצע את הפגישה בשלב מוקדם ככל האפשר בתהליך התכנון, לפני שהושקעו משאבים רבים.
2. האם פגישת טרום-מורטם מתאימה לכל סוגי הפרויקטים?
* הפגישה מתאימה במיוחד לפרויקטים גדולים ומורכבים, אך ניתן ליישם אותה גם בפרויקטים קטנים יותר.
3. מה לעשות אם הצוות מתנגד לרעיון הטרום-מורטם?
* הסבירו את היתרונות של השיטה, והדגישו שהמטרה היא לשפר את סיכויי ההצלחה, לא להאשים אף אחד.
דניאל כהנמן בספרו "לחשוב מהר, לחשוב לאט" הוא אבן יסוד בכל הנוגע לקבלת החלטות מושכלת.
