אני זוכר היטב את הפעם הראשונה שנכשלתי בפרויקט גדול. השקעתי חודשים של עבודה קשה, לילות ללא שינה, והייתי בטוח בהצלחה. אבל אז, בדיוק כשחשבתי שאנחנו על הגל הנכון, הכל התפרק. העיניים של כולם נעוצים בי, מחפשים הסברים. תחושת הכישלון הייתה משתקת, והשאלות לא הפסיקו להדהד בראש: איך לא ראיתי את זה מגיע? מה יכולתי לעשות אחרת? כולנו חווים את הרגעים האלה, את הכאב והתסכול שמגיעים עם כישלון. אבל מה אם היינו יכולים למנוע חלק מהם מראש?
כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט" של דניאל כהנמן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי - טרום מורטם. הרעיון הזה, במקום להתרכז בתחזיות אופטימיות, מבקש מאיתנו לחשוב על הכי גרוע שיכול לקרות, עוד לפני שהפרויקט בכלל התחיל. זה לא רק כלי לניהול סיכונים, אלא דרך מהפכנית לשפר את קבלת ההחלטות שלנו ולמנוע אסונות.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
העיקרון המרכזי הוא: לפני שאתם מתחילים פרויקט גדול, דמיינו שהוא נכשל, ואז נתחו מה גרם לכישלון הזה.
כהנמן בספרו מציג גישה פרקטית ומהפכנית זו, המאפשרת לנו לזהות נקודות תורפה אפשריות מבעוד מועד ולנקוט בצעדים למניעתן.
> "היתרון של טרום-מורטם הוא שהוא מבטל את הדיכוי של הספקות. בנוסף, הוא מדרבן אפילו אנשים ידענים לחפש באופן פעיל את האיומים שהם לא שקלו קודם."
הרעיון עובד מכיוון שהוא מנטרל את האופטימיות היתרה והנטייה הטבעית שלנו להתעלם מסיכונים פוטנציאליים. פסיכולוגית, זה מאפשר לנו לחשוב בצורה ביקורתית יותר ולזהות בעיות שאחרת היו נסתרות מעינינו. דמיינו לעצמכם ספינה היוצאת לים. במקום רק לבדוק את מזג האוויר הטוב, אנו מתכוננים גם לסערה הגדולה ביותר שיכולה להתרחש, מוודאים שיש לנו את הציוד הנכון ושהצוות מוכן.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. הרכיבו צוות "לוויה"
הגדירו צוות הטרוגני עם נקודות מבט שונות. כנסו את הצוות לפגישה מיוחדת. הסבירו את המטרה: לנתח את הפרויקט כאילו הוא כבר נכשל. הדגישו שכל רעיון מתקבל בברכה, ללא שיפוטיות. לדוגמה, בפרויקט השקת מוצר חדש, צרפו אנשים ממחלקות שונות - שיווק, פיתוח, מכירות, שירות לקוחות.
2. דמיינו את האסון
בקשו מכל אחד לדמיין שהפרויקט נכשל בצורה מחפירה. תנו להם לפרט מה השתבש, אילו טעויות נעשו, ומה היו ההשלכות. זה המקום להיות יצירתיים ולחשוב על כל תרחיש אפשרי. לדוגמה, בפרויקט בנייה, דמיינו שהגשר קרס או שהבניין לא עומד בתקנים.
3. רשמו את הסיבות
אספו את כל הסיבות לכישלון שצוינו על ידי הצוות. רשמו אותן בצורה ברורה ומובנת. חלקו את הסיבות לקטגוריות (טכניות, תפעוליות, שיווקיות וכו'). לדוגמה, אם הפרויקט הוא פיתוח אפליקציה, רשמו את כל הסיבות כמו "האפליקציה קורסת", "משתמשים לא מבינים את הממשק", "המתחרים הציגו מוצר טוב יותר".
4. בנו תוכנית מניעה
עברו על כל סיבה לכישלון וצרו תוכנית מניעה מפורטת. הגדירו צעדים קונקרטיים שימנעו את התרחיש. הקצו אחריות לכל צעד. לדוגמה, אם הסיבה לכישלון היא "האפליקציה קורסת", צרו תוכנית בדיקות מקיפה יותר, השקיעו בתשתית טכנולוגית חזקה יותר, ושכרו מומחי אבטחת מידע.
איך יישמתי את השיטה בחיי
כשהובלתי צוות בפיתוח תוכנה חדשה, הייתי בטוח שהצלחנו. אבל החלטתי לנסות את טכניקת ה"טרום מורטם". כינסתי את הצוות ושאלתי אותם: "בואו נניח שעוד שנה, המוצר שלנו הוא כישלון טוטאלי. מה קרה?".
בהתחלה התקשיתי עם הרעיון, הרגשתי שזה מוריד את המוטיבציה. אבל אז התחלנו לחשוב בצורה חופשית. גילינו שהתעלמנו מחלקים חשובים במחקר השוק, ושהתחרות מתכננת להשיק מוצר דומה. בזכות הניתוח הזה, שינינו את האסטרטגיה שלנו, השקענו יותר במחקר שוק, והקדמנו את המתחרים. המוצר שלנו הפך להצלחה מסחררת.
טיפ ייחודי שלמדתי: אל תפחדו מהשאלות הקשות. הכנות היא המפתח לגילוי נקודות התורפה.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
1. במקום להתמקד בבעיות טכניות בלבד, נסו לחשוב גם על בעיות אנושיות. אנשים נוטים להתרכז בפרטים הטכניים, ושוכחים שאנשים הם אלה שמפעילים את המערכת. הפתרון: כללו בפגישת הטרום-מורטם שאלות כמו "איך התקשורת הבין-אישית השפיעה על הפרויקט?" או "האם היו חילוקי דעות לא פתורים?".
2. במקום להתעלם מרעיונות "מוזרים", נסו לחקור אותם. אנשים לעיתים חוששים להעלות רעיונות שנראים להם לא הגיוניים. הפתרון: עודדו אווירה פתוחה ובלתי שיפוטית. הדגישו שכל רעיון הוא בעל ערך, גם אם הוא נראה מוזר בהתחלה.
3. במקום לדחות את הפגישה, נסו להקדיש לה זמן מספק. לעיתים, מתוך לחץ זמן, אנשים מנסים לסיים את הפגישה במהירות, בלי לחשוב לעומק. הפתרון: הקדישו לפגישת הטרום-מורטם זמן מספק, לפחות שעתיים. תכננו אותה מראש, וודאו שכולם מודעים לחשיבותה.
המילה האחרונה: התחילו היום
טכניקת ה"טרום מורטם" היא כלי עוצמתי לשיפור קבלת החלטות ומניעת כישלונות. היא מאפשרת לנו לחשוב בצורה יצירתית וביקורתית, ולזהות סיכונים פוטנציאליים מבעוד מועד. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בסיכויי ההצלחה של הפרויקט. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי למנוע כישלון עתידי?
שאלות נפוצות
1. מה עושים אם הצוות לא משתף פעולה בפגישת ה"טרום מורטם"?
* נסו ליצור אווירה פתוחה ובלתי שיפוטית. הדגישו שכל רעיון הוא בעל ערך, גם אם הוא נראה מוזר בהתחלה. אפשר גם להשתמש בטכניקות כמו סיעור מוחות אנונימי, כדי שאנשים ירגישו בנוח יותר להביע את דעותיהם. קראו גם על הטיית העוגן וכיצד להתגבר עליה.
2. האם טכניקת ה"טרום מורטם" מתאימה לכל סוגי הפרויקטים?
* הטכניקה מתאימה בעיקר לפרויקטים גדולים ומורכבים, שבהם יש סיכון גבוה לכישלון. עם זאת, ניתן ליישם את העקרונות שלה גם בפרויקטים קטנים יותר, כדי לשפר את תהליך קבלת ההחלטות.
3. איך משלבים את טכניקת ה"טרום מורטם" בתהליך ניהול הסיכונים הקיים?
* טכניקת ה"טרום מורטם" יכולה להיות כלי משלים לתהליך ניהול הסיכונים הקיים. היא יכולה לעזור לזהות סיכונים חדשים, שלא נלקחו בחשבון קודם לכן. לאחר מכן, ניתן להוסיף את הסיכונים החדשים לתהליך ניהול הסיכונים, ולפתח תוכנית מניעה מפורטת.
