התחייבתם לפרויקט ענק בעבודה. הכל נראה מבטיח, כולם נרגשים, התקציב אושר. אתם מתחילים לעבוד במרץ, שעות נוספות, אופטימיות בשמיים. ואז, לאט לאט, הבעיות מתחילות לצוץ. תקשורת לקויה, משאבים לא מספיקים, הנחות שגויות. בסוף, הפרויקט קורס, מאכזב את כולם, ומשאיר אתכם מותשים ותוהים איפה טעיתם. כולנו חווינו כישלונות כאלה, שגורמים לנו לפקפק ביכולות שלנו. זה כואב, זה מתסכל, וזה גורם לנו לחשוש מהפרויקט הבא. הרי אף אחד לא רוצה להיכשל, אבל איך אפשר להבטיח הצלחה? איך אפשר לצפות את הבלתי צפוי ולמנוע אסון מבעוד מועד? כשנתקלתי בספר המרתק "לחשוב מהר, לחשוב לאט" של דניאל כהנמן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי – פגישת טרום-מורטם.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
העיקרון המרכזי הוא: לפני שמתחילים פרויקט גדול, דמיינו שהוא כבר נכשל, ונתחו את הסיבות לכישלון.
הרעיון הוא פשוט: במקום להתמקד באופטימיות בלתי מבוססת, עלינו להפעיל את החשיבה הביקורתית שלנו ולזהות מראש את נקודות התורפה של הפרויקט. זה מאפשר לנו לטפל בהן לפני שהן הופכות לבעיות אמיתיות.
"ההטיה לאופטימיות היא אחת הכוחות המניעים החשובים ביותר, אך גם אחת ממקורות הסיכון הגדולים ביותר." - דניאל כהנמן, "לחשוב מהר, לחשוב לאט".
הסיבה שהרעיון הזה עובד היא שהוא מנטרל את ההטיה לאופטימיות, הטבועה בנו. פסיכולוגים קוראים לזה "תכנון שגוי" – הנטייה שלנו להעריך בחסר את הזמן והמשאבים הנדרשים להשלמת משימה. דמיינו לעצמכם שאתם מתכננים טיול. אתם מתרגשים, חושבים על הנופים היפים והחוויות המדהימות. אבל אז, אתם שוכחים לתכנן את הדרך, לא בודקים את מזג האוויר, ולא לוקחים בחשבון פקקים או תקלות ברכב. בסוף, הטיול הופך לסיוט. פגישת טרום-מורטם היא כמו בדיקת מזג אוויר ותכנון מסלול לפני הטיול – היא מאפשרת לכם להיערך מראש ולמנוע אסונות.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
צעד 1: כנסו צוות
כנסו את כל חברי הצוות המרכזיים המעורבים בפרויקט. ודאו שיש מגוון דעות ופרספקטיבות שונות.
חשוב שיהיו אנשים שמכירים את הפרויקט לעומק וגם אנשים שיכולים להסתכל עליו בצורה אובייקטיבית יותר.
לדוגמה, בפרויקט פיתוח תוכנה, כנסו מתכנתים, מנהלי מוצר, אנשי שיווק ולקוחות.
טיפ: הודיעו מראש על מטרת הפגישה כדי שאנשים יגיעו מוכנים.
צעד 2: דמיינו כישלון
הציגו את התרחיש הבא: "אנחנו שנה קדימה. הפרויקט נכשל כישלון חרוץ. למה זה קרה?".
בקשו מכל משתתף לכתוב באופן עצמאי 3-5 סיבות אפשריות לכישלון.
לדוגמה, "התקציב אזל באמצע הפרויקט", "הטכנולוגיה שבחרנו התבררה כלא מתאימה", "המתחרים השיקו מוצר דומה לפנינו".
טיפ: תנו לאנשים מספיק זמן לחשוב ולכתוב, בלי הפרעות.
צעד 3: שתפו ונתחו
אספו את כל הסיבות לכישלון ודונו בהן יחד. זהו את הסיבות הנפוצות ביותר ואת הסיבות שהכי מטרידות אתכם.
נסו להבין לעומק את הסיבות לכישלון ואיך הן יכולות להתרחש בפועל.
לדוגמה, אם אנשים חוששים שהתקציב יאזל, נתחו את ההוצאות המרכזיות וזהו אזורים שבהם אפשר לחסוך.
טיפ: תעודו את כל הסיבות לכישלון ואת הדיון שהתנהל סביבן.
צעד 4: גבשו תוכנית פעולה
גבשו תוכנית פעולה שתמנע את הסיבות לכישלון שזוהו. תכננו צעדים קונקרטיים שצריך לנקוט כדי להקטין את הסיכון.
ודאו שלכל צעד יש אחראי ולוח זמנים ברור.
לדוגמה, אם אתם חוששים שהטכנולוגיה לא תתאים, תכננו פיילוט קטן כדי לבדוק אותה לפני שממשיכים הלאה.
טיפ: עקבו אחרי התקדמות התוכנית פעולה באופן קבוע ועדכנו אותה לפי הצורך.
איך יישמתי את השיטה בחיי
בעבודה הקודמת שלי, הייתי חלק מצוות שהקים מערכת חדשה לניהול לקוחות. כולם היו נלהבים, והתחלנו לעבוד במרץ. אבל, אחרי כמה חודשים, התחלנו להיתקל בבעיות: דרישות לא ברורות, תקשורת לקויה בין הצוותים, ושינויים תכופים בדרישות. הפרויקט התחיל להתעכב, והמתח עלה.
החלטתי להציע פגישת טרום-מורטם. בהתחלה התקשיתי לשכנע את כולם, כי אף אחד לא רצה לחשוב על כישלון. אבל בסוף הצלחתי לשכנע אותם, ועשינו פגישה כמו שצריך. באופן מפתיע, גילינו הרבה סיבות אפשריות לכישלון שלא חשבנו עליהן קודם. למשל, הבנו שאין לנו תוכנית גיבוי למקרה שהספק שלנו לא יעמוד בהתחייבויות שלו. או שהדרישות של הלקוחות לא היו ברורות מספיק.
הדבר הכי חשוב שלמדתי מהניסיון הזה הוא שפגישת טרום-מורטם צריכה להיות כנה ואמיתית. אנשים צריכים להרגיש בנוח לדבר על החששות שלהם, גם אם זה לא נעים.
בעקבות הפגישה, גבשנו תוכנית פעולה מפורטת, שכללה גיבוי לספק, הבהרת דרישות, ושיפור התקשורת בין הצוותים. בזכות זה, הצלחנו לסיים את הפרויקט בהצלחה, ובזמן!
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
- במקום לדחות את הפגישה כי "הכל בסדר", נסו להקדיש שעה אחת כדי להבטיח שהכל באמת בסדר. אנשים נוטים להימנע מלחשוב על כישלון, במיוחד כשדברים נראים טובים. אבל דווקא אז חשוב לעצור ולחשוב מה יכול להשתבש.
- במקום להאשים אנשים, נסו להתמקד בסיבות מערכתיות לכישלון. פגישת טרום-מורטם לא צריכה להיות הזדמנות למצוא אשמים. היא צריכה להיות הזדמנות ללמוד ולשפר את התהליכים.
- במקום להתעלם מהסיבות לכישלון, נסו לטפל בהן ברצינות. אחרי שעשיתם את הפגישה, חשוב לתרגם את המסקנות לתוכנית פעולה קונקרטית ולעקוב אחריה.
המילה האחרונה: התחילו היום
פגישת טרום-מורטם היא כלי פשוט אך עוצמתי שיכול להציל את הפרויקטים שלכם מכישלון. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בסיכויי ההצלחה. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
שאלות נפוצות
- מתי הכי נכון לעשות פגישת טרום-מורטם?
הכי טוב לעשות אותה בשלב מוקדם של הפרויקט, לפני שמקבלים החלטות קריטיות. זה מאפשר לכם לשנות את התוכניות שלכם בהתאם לסיכונים שזיהיתם.
- מה עושים אם אף אחד לא רוצה להשתתף בפגישה?
נסו להסביר את היתרונות של השיטה ולשכנע אנשים שהיא לא נועדה למצוא אשמים, אלא לשפר את סיכויי ההצלחה. אפשר גם להתחיל עם פרויקט קטן יותר כדי להדגים את הערך של השיטה.
- כמה זמן צריכה להימשך פגישת טרום-מורטם?
בדרך כלל, שעה-שעתיים זה מספיק. חשוב להתמקד בסיבות המרכזיות לכישלון ולא להתפזר ליותר מדי כיוונים.
