כשהשעון מצלצל בשעה 6 בבוקר, ואתם כבר חושבים על עשרות המשימות שמחכות לכם היום, קל להרגיש מוצפים. בין מיילים, פגישות, ניהול מדיה חברתית ושיווק, לעיתים קשה למצוא זמן לדברים שבאמת חשובים. אני יודעת זאת מניסיוני האישי ומניסיונם של מטופליי. התסכול גובר כשמבינים שחלק גדול מהפעולות שאנחנו מבצעים הן חוזרות ונשנות, גוזלות זמן יקר ואנרגיה, ומסיטות אותנו ממטרותינו האמיתיות.
כשנתקלתי בספר "סטארט-אפ של אדם אחד" מאת פול ג'רוויס, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי: אוטומציה מכוונת. שיטה זו מאפשרת למקד את המאמצים היכן שהם באמת משנים, תוך שחרור זמן יקר מפרויקטים שוליים.
התובנה המשנה-חיים מ"סטארט-אפ של אדם אחד"
העיקרון המרכזי בספרו של פול ג'רוויס הוא: "השתמשו באוטומציה כדי למקסם את התפוקה שלכם בלי לאבד את הנגיעה האישית."
ג'רוויס טוען שעלינו לזהות את המשימות החוזרות בחיינו ובעסק שלנו ולהפוך אותן לאוטומטיות. תחשבו על זה כמו על קו ייצור: במקום שאדם יבצע את כל השלבים, מכונות עושות את החלקים המשעממים והחוזרים, ואנחנו יכולים להתרכז במה שבאמת חשוב – אסטרטגיה, יצירתיות, ויצירת קשרים.
"אוטומציה לא צריכה להיות קרה או לא אישית. היא יכולה להיות דרך להעצים את הקשר שלכם עם הלקוחות שלכם על ידי מתן זמן ליצירת אינטראקציות משמעותיות יותר." - פול ג'רוויס, סטארט-אפ של אדם אחד.
הרעיון עובד מכיוון שהוא מבוסס על עקרונות פסיכולוגיים מוכחים. מחקרים מראים שפעולות חוזרות ונשנות גורמות לשחיקה ולתחושת חוסר אונים, דבר המפחית את המוטיבציה והיעילות שלנו. על ידי אוטומציה של משימות אלה, אנחנו מפנים משאבים מנטליים ואנרגיה יצירתית לפעולות משמעותיות יותר.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. זיהוי משימות חוזרות
תרשמו את כל הפעולות שאתם מבצעים באופן קבוע, בין אם זה ניהול מדיה חברתית, מענה למיילים, או הכנת דוחות.
שימו לב לאילו משימות גוזלות את רוב הזמן והאנרגיה שלכם.
לדוגמה, אם אתם פסיכולוגים, זה יכול להיות שליחת תזכורות לפגישות, או מענה לשאלות נפוצות של לקוחות.
טיפ: השתמשו באפליקציית מעקב זמן כדי לקבל תמונה מדויקת של איך אתם מבלים את הזמן שלכם.
2. בחירת כלים מתאימים
חפשו כלי אוטומציה שיכולים לעזור לכם לבצע את המשימות החוזרות בצורה יעילה יותר.
קיימים כלים רבים לניהול מדיה חברתית, אוטומציה של מיילים, וניהול פרויקטים.
לדוגמה, נועה יכולה להשתמש בתוכנה לשליחת תזכורות אוטומטיות למשתתפי הסדנאות שלה.
טיפ: התחילו עם גרסאות ניסיון בחינם כדי לבדוק את הכלים לפני שאתם מתחייבים.
3. יצירת תבניות ותסריטים
במקום להתחיל מאפס בכל פעם, צרו תבניות מוכנות מראש למיילים, פוסטים ברשתות חברתיות, ומסמכים שונים.
שמרו את התבניות במקום נגיש ותוכלו להשתמש בהן שוב ושוב.
לדוגמה, נועה יכולה ליצור תבנית למענה לשאלות נפוצות בנוגע לסדנאות שלה.
טיפ: השקיעו זמן ביצירת תבניות איכותיות, שישקפו את הסגנון האישי שלכם.
4. ניטור ושיפור
אחרי שהטמעתם אוטומציה, חשוב לעקוב אחר התוצאות ולבצע שיפורים לפי הצורך.
בדקו האם האוטומציה אכן חוסכת לכם זמן, וכי היא משרתת את הצרכים שלכם בצורה הטובה ביותר.
לדוגמה, נועה יכולה לבקש משוב ממשתתפי הסדנאות שלה לגבי יעילות תזכורות האוטומטיות.
טיפ: היו מוכנים להתאים את האוטומציה שלכם ככל שהעסק שלכם גדל ומשתנה.
איך יישמתי את השיטה בחיי
בעבודתי כפסיכולוגית קלינית, מצאתי את עצמי מבזבזת שעות רבות על מענה למיילים בנושאים דומים. התסכול גבר כשמטופלים היו שואלים שוב ושוב על עלות הטיפול, משך הפגישה, ומיקום הקליניקה. החלטתי ליישם את עקרון האוטומציה מכוונת של ג'רוויס וליצור דף שאלות נפוצות (FAQ) באתר שלי.
לאחר מכן, הפניתי את המטופלים החדשים לדף הזה לפני הפגישה הראשונה. בהתחלה התקשיתי לשחרר את הצורך לענות באופן אישי לכל מייל, אך מהר מאוד גיליתי שהשיטה חוסכת לי זמן יקר ומאפשרת לי להתרכז בהכנה לפגישות ובטיפול במטופלים.
טיפ: אל תחששו להתנסות ולבדוק מה עובד הכי טוב בשבילכם. אוטומציה היא לא פתרון אחד שמתאים לכולם.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
* במקום לנסות להפוך הכל לאוטומטי בבת אחת, נסו להתחיל עם משימה אחת או שתיים. אנשים נוטים להציף את עצמם במשימות אוטומטיות בבת אחת, מה שגורם לתסכול וחוסר יעילות.
הסבירו מדוע אנשים עושים את הטעות: אנשים חושבים שאוטומציה היא פתרון קסם לכל הבעיות שלהם, ולכן הם מנסים ליישם אותה בכל מקום בבת אחת.
פתרון מעשי ואפקטיבי: התחילו עם משימה אחת או שתיים, תראו איך זה עובד, ואז תמשיכו הלאה.
* במקום לשכוח מהאוטומציה אחרי שהגדרתם אותה, נסו לעקוב אחר התוצאות ולבצע שיפורים לפי הצורך. אנשים נוטים להגדיר אוטומציה ולשכוח ממנה, מה שגורם לה להיות לא יעילה.
הסבירו מדוע אנשים עושים את הטעות: אנשים חושבים שאוטומציה היא פתרון חד פעמי, ולכן הם לא טורחים לעקוב אחר התוצאות ולבצע שיפורים.
פתרון מעשי ואפקטיבי: עקבו אחר התוצאות של האוטומציה שלכם, ובצעו שיפורים לפי הצורך.
* במקום להשתמש באוטומציה כדי להחליף את הקשר האישי עם הלקוחות שלכם, נסו להשתמש בה כדי לשפר אותו. אנשים נוטים להשתמש באוטומציה כדי להחליף את הקשר האישי עם הלקוחות שלהם, מה שגורם להם להרגיש מרוחקים ומנותקים.
הסבירו מדוע אנשים עושים את הטעות: אנשים חושבים שאוטומציה היא דרך לחסוך זמן וכסף, ולכן הם משתמשים בה כדי להחליף את הקשר האישי עם הלקוחות שלהם.
פתרון מעשי ואפקטיבי: השתמשו באוטומציה כדי לשפר את הקשר האישי עם הלקוחות שלכם, לא כדי להחליף אותו.
המילה האחרונה: התחילו היום
אוטומציה מכוונת היא כלי עוצמתי שיכול לשנות את הדרך בה אתם עובדים וחווים את חייכם. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לחיסכון משמעותי בזמן ובאנרגיה, ולאפשר לכם להתרכז בדברים שבאמת חשובים. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
שאלות נפוצות
* אילו משימות הכי כדאי להפוך לאוטומטיות? התחילו עם משימות שגוזלות לכם הרבה זמן וחוזרות על עצמן בתדירות גבוהה.
* אילו כלים מומלצים לאוטומציה? קיימים כלים רבים, ביניהם Zapier, IFTTT, ו-Mailchimp. בחרו את הכלים המתאימים לצרכים הספציפיים שלכם.
* האם אוטומציה תגרום לי לאבד את הנגיעה האישית שלי? לא בהכרח. השתמשו באוטומציה בחוכמה, ותמיד הקפידו לשמור על קשר אישי עם הלקוחות שלכם.
מאת: נועה לוינסון, פסיכולוגית קלינית ויוצרת יומן "רגע אחד ביום". בעלת ניסיון רב בטיפול במצבי דחק וחרדה.
