יצא לכם פעם לשלוח מייל חשוב, לחכות לתשובה ואז פשוט לשכוח ממנו לגמרי? או להפקיד משהו בידי מישהו אחר ולגלות אחרי שבועות ששום דבר לא קרה? אני מכיר את התסכול הזה מקרוב. הרגשתי שאני כל הזמן מלהטט עם כדורים באוויר, ובסופו של דבר אחד תמיד נופל. התחושה הזו של חוסר שליטה וחרדה מתמדת פגעה ביצירתיות ובשקט הנפשי שלי. חיפשתי דרך יעילה יותר לנהל את המשימות שלי ולעקוב אחרי משימות שאני מחכה להן מאחרים, ובדיוק אז נתקלתי בספר "Getting Things Done" (GTD) של דיויד אלן. גיליתי שם פתרון פשוט אך עוצמתי שינה את האופן שבו אני מתמודד עם משימות: תיקיות ההמתנה.
התובנה המשנה-חיים מ"Getting Things Done"
העיקרון המרכזי הוא: אל תסמכו על הזיכרון שלכם – צרו מערכת חיצונית לעקוב אחרי משימות שממתינות לטיפול של אחרים.
הרעיון הוא פשוט: במקום לסמוך על הזיכרון או על רשימות אקראיות, צרו תיקייה ייעודית (פיזית או דיגיטלית) לכל פריט שמחכה למישהו אחר. כל פעם שאתם שולחים מייל, מבקשים בקשה או ממתינים לאישור, צרו תזכורת בתיקיית ההמתנה המתאימה. זה מאפשר לכם לדעת בדיוק מה ממתין לטיפול, מי אחראי לכך ומתי צריך לבדוק שוב.
> "אתם יכולים רק להרגיש טוב בקשר למה שאתם לא עושים כשאתם יודעים מה זה." - דיויד אלן, Getting Things Done
השיטה עובדת כי היא מבוססת על עקרונות פסיכולוגיים מוכרים. הזיכרון שלנו מוגבל, והניסיון לזכור דברים רבים בו זמנית יוצר עומס מנטלי מיותר. על ידי העברת המידע למערכת חיצונית, אנחנו מפנים את המוח שלנו לחשוב בצורה יצירתית ופרודוקטיבית יותר. דמיינו את המוח שלכם כמעבד של מחשב: ככל שיש יותר תוכנות פתוחות ברקע, כך הוא עובד לאט יותר. תיקיות ההמתנה הן כמו סגירת תוכנות מיותרות, מה שמשפר משמעותית את הביצועים.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. צרו תיקיות המתנה
הגדירו תיקיות המתנה – פיזיות (קלסר) או דיגיטליות (אפליקציה, תוכנת ניהול משימות).
התיקיות צריכות להיות נגישות וקלות לשימוש.
לדוגמה, צרו תיקייה בשם "מיילים ממתינים" או "פניות לצוות שיווק".
טיפ: השתמשו במערכת אחת לכל תיקיות ההמתנה שלכם כדי להימנע מבזבוז זמן על חיפושים.
2. רשמו כל בקשה
כל פעם שאתם שולחים מייל, מבצעים שיחת טלפון או מבקשים ממישהו לעשות משהו, תיעדו את הבקשה בתיקייה המתאימה.
רשמו את שם האדם שאליו פניתם, תיאור קצר של הבקשה ותאריך הפנייה.
לדוגמה: "מייל שנשלח לאחראי משאבי אנוש ב-15/05/2024 – בקשה לאישור תקציב הדרכה."
טיפ: הקפידו לרשום את כל הפרטים הרלוונטיים, כדי שתוכלו לרענן את הזיכרון בקלות בעת הצורך.
3. סקרו את התיקיות באופן קבוע
הקצו זמן קבוע (למשל, פעם בשבוע) לסקור את תיקיות ההמתנה שלכם.
בדקו אם התקבלו תשובות או אם יש צורך לבצע מעקב.
לדוגמה: ביום ראשון בערב, סמנו ביומן חצי שעה לסריקת תיקיות ההמתנה שלכם.
טיפ: הגדירו תזכורת קבועה ביומן כדי לא לשכוח לבצע את הסקירה.
4. פעלו בהתאם
אם עבר זמן סביר ולא קיבלתם תשובה, בצעו מעקב (מייל, טלפון).
עדכנו את התיקייה בהתאם לתוצאות המעקב.
לדוגמה: שלחו מייל תזכורת לאחראי משאבי אנוש ורשמו בתיקייה "מייל תזכורת נשלח ב-22/05/2024".
טיפ: היו אסרטיביים אך מנומסים במעקב שלכם.
איך יישמתי את השיטה בחיי
כאשר ניהלתי צוות פיתוח, הייתי שולח עשרות מיילים ביום – בקשות, אישורים, הנחיות. בהתחלה התקשיתי לעקוב אחרי הכל, ומצאתי את עצמי שוכח מבקשות חשובות או מחכה לתשובות שלא מגיעות. התחלתי להשתמש בשיטת תיקיות ההמתנה בצורה דיגיטלית, בעזרת תוכנת ניהול המשימות שלי. כל פעם ששלחתי מייל שמצריך תגובה, מיד יצרתי משימה בתיקיית "המתנה" עם תאריך תזכורת. התוצאה הייתה מדהימה: הפסקתי לשכוח ממשימות, שיפרתי את התקשורת עם הצוות וצמצמתי את הלחץ.
טיפ ייחודי שלמדתי: השתמשו בתגיות (tags) בתיקיות הדיגיטליות כדי לסנן משימות לפי דחיפות או נושא. זה מאפשר לכם להתמקד בדברים החשובים ביותר בכל רגע נתון.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
- טעות נפוצה: סומכים על הזיכרון. אנשים חושבים שהם יזכרו את כל הבקשות שלהם.
* במקום לסמוך על הזיכרון, נסו ליצור רישום מיידי בתיקיית ההמתנה.
* הזיכרון האנושי הוא לא אמין, במיוחד בתקופה של עומס מידע. רישום מסודר מבטיח שלא תשכחו דבר.
- טעות נפוצה: לא סוקרים את התיקיות באופן קבוע. התיקיות הופכות למחסן נשכח של בקשות.
* במקום להתעלם מהתיקיות, נסו לקבוע זמן קבוע ביומן לסקירה שבועית.
* הסקירה הקבועה מאפשרת לכם להישאר בשליטה ולוודא שהדברים מתקדמים.
- טעות נפוצה: לא מבצעים מעקב. מחכים לנצח לתשובות.
* במקום לחכות בסבלנות, נסו להיות פרואקטיביים ולבצע מעקב לאחר זמן סביר.
* מעקב מראה שאכפת לכם ומדרבן את הצד השני לפעול.
המילה האחרונה: התחילו היום
שיטת "תיקיות ההמתנה" מתוך "Getting Things Done" היא כלי פשוט אך יעיל להפחתת לחץ, שיפור התקשורת והגברת הפרודוקטיביות. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בתחושת השליטה ובאיכות העבודה שלכם.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי להתחיל להשתמש בשיטה הזו?
שאלות נפוצות
- האם השיטה מתאימה רק למשימות בעבודה?
לא, השיטה מתאימה לכל תחום בחיים – עבודה, משפחה, לימודים ועוד. השתמשו בה כדי לעקוב אחרי כל דבר שמצריך תגובה של מישהו אחר.
- איזו תוכנה הכי מומלצת לניהול תיקיות המתנה דיגיטליות?
ישנן תוכנות רבות כמו Todoist, Asana או Trello. בחרו את זו שהכי נוחה לכם ומתאימה לצרכים שלכם. העיקר הוא ליצור מערכת מסודרת ונגישה.
- מה עושים אם אני שוכח לרשום את הבקשה בתיקייה?
נסו ליצור לעצמכם טריגר – למשל, כל פעם שאתם שולחים מייל שמצריך תגובה, מיד רשמו את הבקשה בתיקייה. עם הזמן זה יהפוך להרגל.
- מה עושים אם מישהו לא עונה לי למרות המעקב?
היו אסרטיביים אך מנומסים. נסו להבין את הסיבה לעיכוב והציעו פתרונות. אם אין ברירה, העבירו את הבקשה לגורם אחר או שקלו פתרון חלופי.
אמיר דהן הוא יועץ פרודוקטיביות המתמחה בפיתוח שיטות עבודה מותאמות אישית. הוא מפתח את שיטת "המינימום האפקטיבי" – גישה לניהול זמן המתמקדת בזיהוי הפעולות בעלות ההשפעה הגבוהה ביותר ופינוי זמן עבורן.
