התחלתם פרויקט חדש? האדרנלין גבוה, התוכניות שאפתניות, והאמונה בהצלחה מוחלטת. כולנו היינו שם. אבל מה קורה כשחודשים של עבודה קשה יורדים לטמיון בגלל גורם לא צפוי? כמה פעמים תהיתם בדיעבד "איך לא חשבנו על זה קודם?" זה קרה לי לא פעם, עד שגיליתי את הכלי הפשוט הזה שיכול להציל פרויקטים מקריסה. הוא נקרא "פגישת טרום-מורטם," והוא לקוח מתוך הספר פורץ הדרך של דניאל כהנמן, "לחשוב מהר, לחשוב לאט." גיליתי כלי עוצמתי לשיפור תהליכי קבלת החלטות.
כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט", גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי לבעיה הזו: פגישת טרום-מורטם. הרעיון הוא פשוט: לדמיין שהפרויקט נכשל, ולנתח בדיעבד את הסיבות לכישלון. גישה זו מאפשרת לחשוף נקודות תורפה מוקדם ולמנוע אסון.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
דמיינו את הכישלון: לפני שאתם מתחילים פרויקט, תארו לעצמכם שהוא נכשל באופן מחפיר. ואז, נסו לנתח בדיעבד את הסיבות לכישלון.
דניאל כהנמן, בספרו "לחשוב מהר, לחשוב לאט", מסביר את הרעיון בפשטות:
> "הטבה אחת של טרום-מורטם ברורה: היא מרסנת את האופטימיות העיוורת שמאפיינת תכנון פרויקטים. התרגיל גם מעודד זיהוי של איומים שאחרת היו מתעלמים מהם."
הרעיון הזה עובד כי הוא מנטרל את "הטיית האופטימיות" הטבועה בנו. כשאנחנו מתכננים פרויקט, אנחנו נוטים להאמין בהצלחה ומתעלמים מסיכונים פוטנציאליים. הטרום-מורטם מאפשר לנו להשתמש ב"מערכת 2" - החשיבה האיטית והאנליטית שלנו - כדי לזהות את הכשלים האפשריים לפני שהם קורים. דמיינו זאת כמו נסיעה בכביש מהיר: במקום להתמקד רק ביעד, אנחנו עוצרים בצד ומסתכלים על הכביש מנקודת מבט גבוהה, ומזהים את הבורות, הפקקים והסכנות האחרות.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
יישום פגישת טרום-מורטם הוא קל ומהיר. הנה ארבעה צעדים פשוטים שתוכלו ליישם עוד היום:
1. כנסו את הצוות
כנסו את כל חברי הצוות המרכזיים לפגישה קצרה. הסבירו את הרעיון של טרום-מורטם והדגישו את החשיבות של חשיבה ביקורתית. לדוגמה, אם אתם משיקים מוצר חדש, וודאו שכל חברי צוות השיווק, הפיתוח והמכירות נוכחים בפגישה.
טיפ מעשי: הקפידו על אווירה פתוחה ונטולת שיפוטיות.
2. דמיינו את הכישלון
הנחו את הצוות לדמיין שהפרויקט נכשל באופן מחפיר. תנו להם כמה דקות לחשוב באופן עצמאי. לדוגמה, "דמיינו שהמוצר החדש שלנו נכשל בשוק. מה קרה? אילו טעויות עשינו?"
טיפ מעשי: השתמשו בדמיון מודרך כדי לעורר את היצירתיות.
3. רשמו את הסיבות
כל אחד בתורו, ישתף את הסיבות לכישלון שהוא העלה. רשמו את כל הרעיונות על הלוח או על מסמך משותף. לדוגמה, "המתחרים הגיבו מהר יותר," "המוצר לא ענה על צרכי הלקוחות," "קמפיין השיווק היה לא יעיל."
טיפ מעשי: עודדו את כולם להשתתף, גם את אלה שבדרך כלל שקטים.
4. תכננו מראש
בחנו את רשימת הכשלים האפשריים וגבשו תוכנית פעולה למניעתם. זהו את הסיכונים הגדולים ביותר ותכננו צעדים קונקרטיים להתמודד איתם. לדוגמה, אם זיהיתם שהמתחרים עלולים להגיב מהר, תכננו קמפיין שיווקי מקדים או פתחו מוצר משלים.
טיפ מעשי: תעדו את תוכנית הפעולה ועקבו אחרי ההתקדמות.
איך יישמתי את השיטה בחיי
כמנהל פרויקטים, התקשיתי בעבר לעמוד בלוחות זמנים ולתקצב פרויקטים. פרויקט השקת אתר חדש לחברה שלי נראה מבטיח, אבל חששתי מכישלון. החלטתי ליישם את שיטת הטרום-מורטם. כינסתי את צוות הפיתוח, השיווק והתוכן, וביקשתי מהם לדמיין שהאתר החדש הוא כישלון מוחלט. להפתעתי, הם העלו חששות שלא חשבתי עליהם: תאימות למכשירים ניידים, שרת לא יציב, חוסר תוכן איכותי.
בהתחלה התקשיתי עם הביקורת, כי הייתי בטוח שהתכנון שלי מושלם. אבל בזכות הטרום-מורטם, הצלחנו לטפל בבעיות האלה מראש. התוצאה? השקנו אתר יציב, ידידותי למשתמש, ועם תוכן מצוין. האתר החדש הגדיל את התנועה ב-30% ואת המכירות ב-15%.
טיפ ייחודי שלמדתי: תמיד הקשיבו לחששות של חברי הצוות, הם רואים דברים שאתם לא.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
גם בפגישת טרום-מורטם, ישנן טעויות נפוצות שיכולות למנוע הצלחה. הנה שלושה מהן וכיצד להימנע מהן:
1. במקום להתמקד בכישלונות כלליים ("השוק לא אוהב את המוצר"), נסו לפרט סיבות ספציפיות ("המוצר יקר מדי ביחס למתחרים"). אנשים עושים את הטעות הזו כי קל יותר לחשוב במונחים כלליים, אבל זה לא עוזר למצוא פתרונות.
* פתרון: תשאלו "למה?" שוב ושוב עד שתגיעו לשורש הבעיה.
2. במקום להאשים אחרים ("צוות השיווק לא עשה את העבודה שלו"), נסו להתמקד בטעויות מערכתיות ("לא היו לנו מספיק משאבים לשיווק"). אנשים עושים את הטעות הזו כי קל יותר להאשים מישהו אחר מאשר להסתכל על עצמך.
* פתרון: התמקדו בשיפור התהליכים ולא בהאשמת אנשים.
3. במקום להתעלם מהחששות ("זה לא יקרה לנו"), נסו לקחת אותם ברצינות ולתכנן איך להתמודד איתם. אנשים עושים את הטעות הזו כי הם אופטימיים מדי או חוששים להיראות פסימיים.
* פתרון: תזכרו שהמטרה היא למנוע כישלון, ולא להראות חכמים.
המילה האחרונה: התחילו היום
שיטת פגישת הטרום-מורטם מתוך "לחשוב מהר, לחשוב לאט" היא כלי פשוט אך עוצמתי למניעת כישלונות בפרויקטים. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בסיכויי ההצלחה שלכם.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי להימנע מכישלון עתידי?
שאלות נפוצות
- האם פגישת טרום-מורטם מתאימה לכל סוגי הפרויקטים?
כן, השיטה מתאימה לכל סוגי הפרויקטים, גדולים כקטנים. התאימו את משך הפגישה למורכבות הפרויקט.
- מה עושים אם הצוות לא משתף פעולה?
הסבירו שוב את החשיבות של השיטה, והדגישו שאף אחד לא מאשים אף אחד. תנו דוגמאות לכישלונות עבר והסבירו איך טרום-מורטם היה יכול למנוע אותם.
- האם אפשר לעשות פגישת טרום-מורטם לבד?
אפשר, אבל עדיף לעשות את זה עם צוות, כי אנשים שונים יראו דברים שונים. אם אתם עובדים לבד, נסו להתייעץ עם חבר או קולגה.
אבי לוי הוא מנהל פרויקטים מנוסה וחובב פסיכולוגיה התנהגותית, המתמחה ביישום תובנות מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט" בעולם העסקי.
