לפני מספר חודשים, הייתי חלק מצוות שהשיק פרויקט חדשני. האמנו בכל ליבנו שהוא יצליח, השקענו בו חודשים של תכנון ועבודה קשה. אבל, למרות כל המאמצים, הפרויקט נכשל. הכאב היה עצום - תחושת בזבוז, תסכול, ותהיות אינסופיות "מה יכולנו לעשות אחרת?". את התחושה הזו, של תסכול אחרי כישלון צפוי, אני מניח שרבים מכירים.
לעתים קרובות אנחנו נכנסים לפרויקטים מלאי התלהבות ואופטימיות, עד כדי כך שאנחנו מתעלמים מסימני אזהרה ברורים. אנחנו נוטים לראות רק את הפוטנציאל ולא את המכשולים. כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט" של דניאל כהנמן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי לבעיה הזו - פגישת טרום-מורטם.
## התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
העיקרון המרכזי הוא: לפני שמתחילים פרויקט גדול, דמיינו שהוא נכשל ונתחו מדוע. במקום לצאת מנקודת הנחה שהוא יצליח, תשאלו את עצמכם: "מה יכול היה להשתבש?". זה אולי נשמע פסימי, אבל זו דרך עוצמתית לחשוף חולשות פוטנציאליות ולתכנן מראש דרכי התמודדות. כהנמן מסביר שהמוח שלנו, כשאמור לדמיין עתיד לא טוב, נעשה ביקורתי יותר ויצירתי יותר באיתור סיכונים.
>"היתרון העיקרי של טרום-המורטם הוא שהוא מרגיע את הספקתנות של קבוצת העבודה שמתחילה פרויקט. כשאנשים מתבקשים לעסוק בשיפוט ספקני, הם כבר לא צריכים לחשוש להיות ביקורתיים, והוא מניע גם את האנשים החכמים בקבוצה, שאודותם ידוע כי הם מדכאים את הספקות שלהם כאשר אחרים נוטים לאופטימיות יתר."
הרעיון עובד מכיוון שהוא מנצל את הנטייה הטבעית שלנו להיות מושפעים מהטיית האישור – הנטייה שלנו לחפש מידע שמאשר את האמונות הקיימות שלנו ולהתעלם ממידע שסותר אותן. על ידי יצירת תרחיש של כישלון, אנו מאפשרים לעצמנו לבחון את הפרויקט מנקודת מבט אחרת, ולזהות בעיות שאחרת היינו מפספסים. תארו לעצמכם שאתם יוצאים למסע הרפתקני - האם לא תבדקו מראש את מזג האוויר, את הציוד ואת המסלול? פגישת טרום-מורטם היא בדיוק זה, רק עבור פרויקטים.
## מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
### 1. כינוס הצוות
רכזו את כל חברי הצוות המרכזיים. הסבירו את הרעיון של פגישת טרום-מורטם ואת המטרה שלה: לזהות סיכונים אפשריים. הדגישו שאין מדובר בניסיון לחזות עתידות, אלא בניתוח מקיף של הפרויקט.
לדוגמה: הזמינו את כל חברי הצוות לפגישה מיוחדת תחת הכותרת "סיכונים פוטנציאליים בפרויקט".
טיפ: הקפידו ליצור אווירה פתוחה ונטולת שיפוטיות.
### 2. תרחיש הכישלון
דמיינו שהפרויקט נכשל באופן מוחלט. בקשו מכל אחד מחברי הצוות לכתוב באופן עצמאי מדוע זה קרה. אל תגבילו אותם מבחינת יצירתיות - ככל שהסיבות יהיו מגוונות יותר, כך טוב יותר.
לדוגמה: תנו לכל אחד 10 דקות לכתוב 3-5 סיבות אפשריות לכישלון הפרויקט.
טיפ: עודדו חשיבה ביקורתית ויצירתית, בלי לחשוש להעלות תרחישים קיצוניים.
### 3. שיתוף וניתוח
שתפו את הרעיונות בקבוצה. רשמו את כל הסיבות שעלו על הלוח או במחשב. נתחו כל סיבה, ונסו להבין מה יכול היה לגרום לה להתרחש.
לדוגמה: עבור כל סיבה, שאלו: "מה צריך לקרות כדי שהסיבה הזו תתממש?"
טיפ: חפשו נושאים משותפים וסיבות שחוזרות על עצמן.
### 4. תכנון מניעה
עבור כל סיבה מרכזית לכישלון, הגדירו צעדים קונקרטיים למניעה. זה יכול לכלול שינוי תוכניות, הוספת משאבים, או יצירת תוכניות מגירה.
לדוגמה: אם אחת הסיבות היא מחסור במשאבים, תכננו איך להשיג יותר משאבים או לצמצם את היקף הפרויקט.
טיפ: התמקדו בצעדים מעשיים וניתנים למדידה.
## איך יישמתי את השיטה בחיי
באחד הפרויקטים האחרונים שלי, הייתי אחראי על השקת קורס דיגיטלי חדש. הייתי בטוח בהצלחתו, אבל החלטתי ליישם את שיטת הטרום-מורטם. כינסתי את הצוות ושאלתי: "מה צריך לקרות כדי שהקורס הזה יהיה כישלון מוחלט?".
בהתחלה התקשיתי עם הרעיון. היה לי קשה לחשוב על כישלון כשאני כל כך מאמין בפרויקט. אבל, ברגע שהתחלנו לחשוב על סיבות אפשריות, גילינו כמה נקודות תורפה שלא היינו מודעים אליהן קודם. לדוגמה, הבנו שאין לנו מספיק משאבים שיווקיים כדי להגיע לקהל היעד שלנו. בעקבות כך, שינינו את תוכנית השיווק, השקענו יותר בפרסום ממומן, והצלחנו להגדיל משמעותית את מספר הנרשמים. הקורס הצליח מעל למצופה!
>התמקדתי במיוחד בסיבות שאני אישית לא חשבתי עליהן, אלה שהגיעו מחברי הצוות. זה עזר לי לצאת מאזור הנוחות שלי ולראות את הפרויקט מנקודת מבט רחבה יותר.
## 3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
### 1. חוסר השתתפות של כולם
במקום שאדם אחד ינתח את הסיכונים לבד, נסו לשתף את כל חברי הצוות. אנשים נוטים להסתמך על הדעה של המנהל או של האדם הבכיר בצוות, ואז לא מביעים את הדעה האמיתית שלהם. השתתפות של כולם מביאה נקודות מבט מגוונות יותר ומעשירה את הניתוח.
### 2. התמקדות בסיבות טכניות בלבד
במקום להתמקד רק בבעיות טכניות, נסו לחשוב גם על גורמים אנושיים, פסיכולוגיים, או חיצוניים. הרבה פעמים כישלונות נובעים מבעיות בתקשורת, חוסר מוטיבציה, או שינויים בשוק.
### 3. חוסר מעקב
במקום לעצור בפגישה אחת, נסו לעקוב אחרי הסיכונים המזוהים ולעדכן את תוכנית המניעה בהתאם. פרויקטים משתנים כל הזמן, ולכן חשוב להיות מוכנים להתמודד עם אתגרים חדשים.
## המילה האחרונה: התחילו היום
פגישת טרום-מורטם היא כלי פשוט אך עוצמתי שיכול לעזור לכם להימנע מכישלונות יקרים. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בסיכויי ההצלחה של הפרויקטים שלכם. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
## שאלות נפוצות
ש: האם הפגישה הזו לא תגרום לי להיות פסימי מדי?
ת: לא בהכרח. המטרה היא לא ליצור אווירה שלילית, אלא להיות מודעים לסיכונים ולתכנן איך להתמודד איתם.
ש: מה אם אין לי צוות גדול?
ת: גם אם אתם עובדים לבד, אתם יכולים לעשות תרגיל טרום-מורטם. פשוט תשאלו את עצמכם מה יכול להשתבש ותנתחו את הסיבות.
ש: איך אני משכנע את המנהל שלי ליישם את השיטה הזו?
ת: הסבירו את היתרונות של השיטה: מניעת כישלונות, שיפור תכנון, והגדלת סיכויי ההצלחה. אפשר גם להפנות למאמרים על השיטה, כולל הספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט".
מאת ד"ר איתי שגב, מומחה לפסיכולוגיה קוגניטיבית ויועץ ארגוני.
