האם אי פעם הרגשתם כאילו אתם צועדים לקראת תהום, אבל לא יכולים לעצור את עצמכם? התחלתם פרויקט חדש בהתלהבות, השקעתם בו זמן ואנרגיה, רק כדי לגלות בסופו של דבר שהוא נידון לכישלון מההתחלה? הכאב הזה, תחושת הבזבוז והתסכול, מוכר לרבים מאיתנו. לעיתים קרובות אנו שקועים באופטימיות עיוורת, מתעלמים מסימני אזהרה מוקדמים ומתמקדים רק בפוטנציאל ההצלחה. כשנתקלתי בספר "לחשוב מהר, לחשוב לאט" מאת דניאל כהנמן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי שיכול לחסוך לנו הרבה עוגמת נפש: פגישת טרום-מורטם.
התובנה המשנה-חיים מ"לחשוב מהר, לחשוב לאט"
הדרך הטובה ביותר להימנע מכישלון פרויקט היא לדמיין אותו נכשל מראש.
כהנמן מציע טכניקה פשוטה אך יעילה: לפני שמתחילים פרויקט גדול, כנסו צוות של אנשים ותארו לעצמכם שהפרויקט נכשל לחלוטין. שאלו את עצמכם: מה השתבש? אילו גורמים הובילו לכישלון?
> "היתרון של טרום-מורטם על פני תרגילי תכנון רגילים הוא שכאשר אנשים מדמיינים לעצמם שהאירוע כבר התרחש, הם יותר מוכנים להאמין שהוא יכול לקרות." - דניאל כהנמן, "לחשוב מהר, לחשוב לאט"
הרעיון עובד מכיוון שהוא מנטרל את הטיית האופטימיות, תכונה אנושית טבעית שגורמת לנו להמעיט בסיכונים ולהגזים בסיכויים להצלחה. דמיינו לעצמכם ספינה היוצאת למסע. במקום להתמקד רק במזג האוויר הנוח ובנתיב הבטוח, פגישת טרום-מורטם מאפשרת לנו לדמיין סערה, קרחון, או תקלה במנוע - ולתכנן איך להתמודד איתם.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. כנסו צוות מגוון
אספו צוות המורכב מאנשים עם רקעים ונקודות מבט שונות. גיוון יבטיח שתקבלו מגוון רחב של סיכונים אפשריים. לדוגמה, אם אתם משיקים מוצר חדש, כללו אנשי שיווק, פיתוח, מכירות ותמיכה לקוחות.
טיפ: ודאו שכל חבר צוות מרגיש בנוח להביע את דעתו, גם אם היא מנוגדת לדעת הרוב.
2. הדמיינו את הכישלון
הנחו את הצוות לדמיין שהפרויקט הסתיים, והוא נכשל בצורה מחפירה. הסבירו שהמטרה היא לא להאשים אף אחד, אלא לזהות את הסיבות האפשריות לכישלון. לדוגמה: "דמיינו שהמוצר החדש שלנו יצא לשוק וזכה לביקורות נוראיות. מה קרה?"
טיפ: תנו זמן לכל אחד לחשוב באופן עצמאי לפני שמתחילים בדיון קבוצתי.
3. רשמו את כל הסיבות האפשריות
אספו את כל הסיבות האפשריות לכישלון, ללא שיפוטיות. רשמו אותן על לוח או במסמך משותף. לדוגמה: "המתחרים השיקו מוצר טוב יותר", "השיווק היה לא יעיל", "המוצר היה באגי".
טיפ: עודדו יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסה. אל תפחדו להעלות גם סיבות שנראות לא סבירות במבט ראשוני.
4. תכננו פעולות מנע
לאחר שזיהיתם את הסיכונים, תכננו פעולות מנע לכל אחד מהם. לדוגמה: "נבצע מחקר שוק מעמיק כדי להבין את הצרכים של הלקוחות", "נפתח תוכנית שיווק אגרסיבית", "נקצה זמן נוסף לבדיקות QA".
טיפ: הקצו אחריות לכל פעולת מנע, וקבעו מועדים לביצוע.
איך יישמתי את השיטה בחיי
כשהובלתי פרויקט פיתוח תוכנה חדשני בחברה שלי, הייתי משוכנע שההצלחה מובטחת. היה לנו צוות מוכשר, טכנולוגיה מתקדמת, ושוק גדול. אבל, למדתי מניסיון (מר) שהאופטימיות יכולה להיות מסוכנת. החלטתי לקיים פגישת טרום-מורטם. בהתחלה התקשיתי לשכנע את הצוות לקחת את התרגיל ברצינות. חלקם חשבו שזה בזבוז זמן, אחרים פחדו שזה ישפיע על המורל. אבל אחרי שהסברתי את הרעיון מאחורי הטכניקה, הם השתכנעו.
יישמנו את ארבעת הצעדים שפורטו לעיל, והתוצאות היו מדהימות. זיהינו סיכונים שלא חשבנו עליהם קודם, כמו תלות בספק חיצוני יחיד, קשיים בשילוב עם מערכות קיימות, ותחרות בלתי צפויה מצד שחקן חדש בשוק. תכננו פעולות מנע לכל אחד מהסיכונים, ובסופו של דבר, הפרויקט הושלם בהצלחה, בזמן ובתקציב.
הטיפ הייחודי שלמדתי: אל תפחדו להעלות נושאים רגישים בפגישת הטרום-מורטם. לפעמים, הסיכונים הגדולים ביותר הם אלה שאנחנו הכי פוחדים לדבר עליהם.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
1. במקום להתמקד באשמה, נסו להתמקד בסיבות: אנשים נוטים לחפש אשמים במקום לנתח את הסיבות האמיתיות לכישלון. זה פוגע ביכולת ללמוד מהניסיון. הפתרון: הדגישו בפגישה שהמטרה היא לא להאשים אף אחד, אלא לזהות את הסיכונים ולמנוע אותם.
2. במקום להתעלם מהסיכונים הלא סבירים, נסו לבחון אותם: לפעמים, אנשים מתעלמים מסיכונים שנראים להם לא סבירים, אבל דווקא הסיכונים האלה יכולים להיות הקטלניים ביותר. הפתרון: עודדו חשיבה יצירתית והעלאת כל הסיבות האפשריות לכישלון, גם אם הן נראות לא סבירות במבט ראשוני.
3. במקום להזניח את מעקב אחר פעולות המנע, נסו לעקוב אחרי ההתקדמות: תכנון פעולות מנע הוא רק חצי מהעבודה. חשוב לוודא שהן אכן מבוצעות. הפתרון: הקצו אחריות לכל פעולת מנע, וקבעו מועדים לביצוע. עקבו אחר ההתקדמות באופן קבוע, ובצעו התאמות במידת הצורך.
המילה האחרונה: התחילו היום
פגישת טרום-מורטם היא כלי פשוט אך עוצמתי שיכול לעזור לכם להימנע מכישלון בפרויקטים גדולים. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בסיכויי ההצלחה שלכם.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי להגן על הפרויקט הבא שלכם מכישלון?
שאלות נפוצות
1. מתי הכי נכון לקיים פגישת טרום-מורטם?
מיד לאחר שהגדרתם את מטרות הפרויקט, ורגע לפני שאתם מתחילים בתכנון המפורט. בשלב זה, אתם עדיין יכולים לבצע שינויים משמעותיים מבלי להשקיע משאבים רבים.
2. מי צריך להשתתף בפגישה?
כל מי שיש לו השפעה משמעותית על הפרויקט, או מי שעלול להיות מושפע ממנו. חשוב לגוון את ההרכב כדי לקבל נקודות מבט שונות.
3. מה עושים אם הצוות לא מצליח לדמיין כישלון?
נסו להשתמש בדוגמאות מקרים של פרויקטים דומים שנכשלו בעבר. אפשר גם להשתמש בטכניקות של סיעור מוחות כדי לעורר את הדמיון.
4. האם אפשר להשתמש בשיטה הזאת גם בחיי האישיים?
בהחלט! ניתן להשתמש בטרום-מורטם כדי לתכנן חופשה, להחליט על שינוי קריירה, או לקבל החלטות חשובות אחרות. ראו מאמר זה למידע נוסף על תכנון פיננסי יעיל.
