החיים מלאים במשימות שחוזרות על עצמן: מענה למיילים דומים, תזכורות חוזרות ונשנות, וניהול מידע שמסתובב במעגלים. עבור רבים, זוהי שחיקה שקטה, במיוחד לאנשים רגישים ללחץ וחרדה. תארו לעצמכם שכל משימה כזו מוסיפה עוד גרגר חול לדיונה של מתח. הדיונה גדלה, ויום אחד היא עלולה להתמוטט. חיפשתי דרך לעצור את הסחף הזה. כשנתקלתי בספר "סטארט-אפ של אדם אחד" של פול ג'רוויס, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי: אוטומציה מכוונת.
הרעיון של אוטומציה מכוונת לא נועד להפוך אותנו לרובוטים חסרי רגש, אלא לשחרר את האנרגיה שלנו לדברים החשובים באמת: יצירתיות, קשרים אנושיים, ודאגה לעצמנו. הבנתי שאוטומציה מכוונת היא בדיוק מה שאני צריכה כדי להמשיך ולטפל באחרים, בלי לשחוק את עצמי.
התובנה המשנה-חיים מ"סטארט-אפ של אדם אחד"
אוטומציה מכוונת משחררת את הזמן והאנרגיה שלכם על ידי זיהוי תהליכים חוזרים והפיכתם לאוטומטיים, כך שתוכלו להתמקד בפעולות בעלות ערך גבוה יותר.
ג'רוויס מסביר בפשטות שאנחנו לא צריכים לבנות אימפריה טכנולוגית כדי להרוויח מהפוטנציאל העצום של אוטומציה. גם שימוש חכם בכלים פשוטים יכול לחסוך זמן יקר ולהפחית עומס מנטלי.
"אוטומציה לא צריכה להיות משהו מאיים. אפילו תהליך אוטומטי קטן יכול לחסוך לכם זמן רב ולפנות את הזמן שלכם לדברים החשובים באמת." - פול ג'רוויס, "סטארט-אפ של אדם אחד"
למה זה עובד? בפסיכולוגיה, אנו מכירים את מושג "העומס הקוגניטיבי". ככל שאנחנו צריכים לעבד יותר מידע ולבצע יותר משימות בו זמנית, כך יורדת היעילות שלנו ועולה רמת הסטרס. אוטומציה מכוונת מפחיתה את העומס הזה, ומאפשרת לנו להקדיש יותר משאבים מנטליים למשימות מורכבות וליצירת קשרים משמעותיים.
תחשבו על זה כמו על ניקוי שולחן העבודה שלכם. כשאתם מפנים את העומס הפיזי, אתם מפנים מקום גם בראש. אוטומציה מכוונת עושה בדיוק את זה – מפנה לכם מקום לחשוב, ליצור ולנשום.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
1. זהו את "משימות הערפל" שלכם
אילו משימות שגרתיות גורמות לכם להרגיש תקועים בערפל של חוסר חשק? חפשו משימות שאתם דוחים, או שאתם מבצעים אותן בלי מחשבה.
לדוגמה, אם אתם מוצאים את עצמכם עונים על אותן שאלות שוב ושוב במייל, זו משימת ערפל קלאסית.
טיפ: עקבו אחרי הזמן שאתם מקדישים למשימות שונות במשך שבוע. זה יעזור לכם לזהות דפוסים.
2. צרו תבניות מוכנות
הפכו את התשובות הנפוצות שלכם לתבניות מוכנות מראש. שמרו אותן במסמך נגיש או באפליקציית ניהול מיילים.
לדוגמה, אם אתם פסיכולוגים, תבנית למענה ראשוני לפניות לקוחות חדשים יכולה לכלול מידע בסיסי על השירותים שלכם ותיאום פגישת היכרות.
טיפ: אל תפחדו להתאים את התבניות לכל מקרה לגופו, אבל הבסיס כבר מוכן.
3. השתמשו בכלי תזכורות אוטומטיים
הגדירו תזכורות אוטומטיות למשימות חוזרות כמו תשלומים, עדכונים או מעקב אחרי מטופלים.
לדוגמה, אם אתם מנחים קבוצת תמיכה מקוונת, תזכורת אוטומטית יכולה לשלוח הודעה למשתתפים יום לפני המפגש.
טיפ: השתמשו באפליקציות כמו Todoist, Google Calendar, או Zapier כדי לאוטומט תזכורות.
4. הגדירו חוקים ברורים
צרו לעצמכם חוקים ברורים לגבי מתי ואיך אתם מבצעים משימות מסוימות. זה ימנע החלטות מיותרות ויחסוך זמן.
לדוגמה, החליטו שאתם עונים על מיילים רק בשעות ספציפיות ביום, ולא כל הזמן.
טיפ: רשמו את החוקים שלכם במקום בולט, כדי שתזכרו אותם ותפעלו לפיהם.
איך יישמתי את השיטה בחיי
בתור פסיכולוגית קלינית, אני מוצאת את עצמי חוזרת על הסברים דומים שוב ושוב – על חרדה, על טכניקות הרגעה, על היתרונות של מיינדפולנס. בהתחלה, הרגשתי שאני חייבת להיות סופר-יצירתית בכל פעם מחדש. אבל אז הבנתי שאני יכולה ליצור סדרה של "מיני-הרצאות" מוקלטות מראש, שאני יכולה לשלוח למטופלים חדשים או להשתמש בהן בסדנאות שלי. בהתחלה התקשיתי עם המחשבה שאני "מדללת" את החוויה האישית, אבל מהר מאוד הבנתי שאני דווקא מעניקה למטופלים שלי גישה נוחה ויעילה יותר למידע חשוב, ומשחררת לעצמי זמן להתמקד בצרכים הספציפיים שלהם.
טיפ: אל תפחדו להיות פרקטיים! לפעמים, הפתרון הכי טוב הוא גם הכי פשוט.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
1. במקום לנסות לאוטומט הכל בבת אחת, נסו להתחיל בקטן.
אנשים רבים מתייאשים מאוטומציה כי הם מנסים לשנות את כל המערכת שלהם בבת אחת. זה יוצר עומס ותסכול.
פתרון: התחילו במשימה אחת קטנה, ואז הוסיפו עוד אחת ועוד אחת.
2. במקום לשכוח מהאוטומציה אחרי שהגדרתם אותה, נסו לבדוק ולעדכן אותה באופן קבוע.
טכנולוגיה משתנה, והצרכים שלכם משתנים. אוטומציה שהייתה יעילה אתמול עלולה להיות לא רלוונטית היום.
פתרון: הקדישו זמן קבוע – פעם בחודש, למשל – כדי לבדוק שהאוטומציה שלכם עדיין עובדת כמו שצריך.
3. במקום לפחד לאבד את המגע האישי, נסו להשתמש באוטומציה כדי לחזק אותו.
אנשים חוששים שאוטומציה תהפוך אותם לרובוטים מנוכרים.
פתרון: השתמשו באוטומציה כדי לפנות זמן ליצירת קשרים אישיים יותר עם הלקוחות והמטופלים שלכם. למשל, שלחו להם הודעות אישיות אחרי שהם צופים במיני-הרצאה שלכם.
המילה האחרונה: התחילו היום
אוטומציה מכוונת היא לא רק כלי לחיסכון בזמן; היא כלי לשיפור איכות החיים. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל להפחתה משמעותית ברמות הלחץ והחרדה שלכם.
איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום כדי להתחיל לאוטומט את החיים שלכם ולהפחית חרדה?
שאלות נפוצות
1. איך יודעים מה לאוטומט?
חפשו משימות שאתם מבצעים יותר מפעם אחת בשבוע. אלו המועמדות הטובות ביותר לאוטומציה. התחילו עם משימה אחת פשוטה.
2. איזה כלים מומלצים לאוטומציה?
יש מגוון כלים, החל מאפליקציות פשוטות לניהול משימות ועד למערכות מורכבות יותר. התחילו עם כלים שאתם כבר מכירים, כמו Google Calendar או Todoist. כדאי גם לבדוק את Zapier.
3. מה אם האוטומציה לא עובדת כמו שצריך?
אל תתייאשו! אוטומציה היא תהליך של ניסוי וטעייה. בדקו את ההגדרות שלכם, וודאו שהכל מוגדר כמו שצריך, ואל תפחדו לבקש עזרה ממומחים.
בברכה,
נועה לוינסון, פסיכולוגית קלינית ויוצרת יומן "רגע אחד ביום".
