כמה פעמים מצאתם את עצמכם בסוף יום עבודה תשושים, אבל עם תחושה שלא הספקתם כלום? רשימת המשימות הארוכה רק התקצרה במעט, ואתם כבר מתחילים לדאוג לגבי המחר. התחושה הזו, של חוסר הספק, יכולה להיות מתסכלת ולגרום לשחיקה. אני מכיר את זה היטב, וחיפשתי דרך לשנות את זה. רציתי להרגיש יותר פרודוקטיבי, אבל בלי להגביר את הלחץ.
כשנתקלתי בספר "פרודוקטיביות ללא מאמץ" של גרג מקיואן, גיליתי פתרון פשוט אך עוצמתי: סימון משימות שהושלמו במקום מחיקתן. זוהי טכניקה קטנה שיכולה לעשות הבדל גדול בתחושת ההספק והמוטיבציה שלנו.
התובנה המשנה-חיים מ"פרודוקטיביות ללא מאמץ"
העיקרון המרכזי הוא: "סמנו, אל תמחקו."
במקום למחוק משימה שהושלמה מרשימת המטלות שלכם, סמנו אותה בוי גדול, קו או כל סימן אחר שמבטא הצלחה. זה אולי נראה כמו פרט קטן, אבל זה משפיע עמוקות על הפסיכולוגיה שלנו.
> "הרגשה של התקדמות, אפילו קטנה, יכולה להיות גורם מניע רב עוצמה." - גרג מקיואן, "פרודוקטיביות ללא מאמץ"
המוח שלנו מתוכנת לחפש תחושת הישג. כשאנחנו מוחקים משימה, אנחנו מסירים אותה מהתודעה שלנו, ומאבדים את ההזדמנות לחגוג את ההצלחה הקטנה. סימון, לעומת זאת, יוצר גלוי לעין של התקדמות. זה כמו לעלות במדרגות – כל צעד שעולים נותן תחושה טובה ומעודד להמשיך.
מדריך פעולה: 4 צעדים פשוטים ליישום מיידי
הנה ארבעה צעדים פשוטים שתוכלו ליישם כבר היום כדי להפוך את רשימת המשימות שלכם לכלי מניע ופרודוקטיבי יותר:
1. בחרו את הסימון שלכם
בחרו סימן שמסמל עבורכם השלמה והצלחה. זה יכול להיות וי גדול, כוכב, צבע מסוים או כל דבר שעושה לכם טוב.
הסימון צריך להיות משהו שכיף לכם לעשות, ויזואלי וברור. לדוגמה, אם אתם משתמשים ברשימה דיגיטלית, תוכלו להשתמש באימוג'י של סימון. טיפ: נסו כמה אפשרויות עד שתמצאו את הסימון המושלם עבורכם.
2. סמנו מיד עם ההשלמה
אל תחכו לסוף היום או השבוע כדי לסמן את המשימות שהושלמו. סמנו אותן מיד עם ההשלמה, כדי לחוות את תחושת ההישג באופן מיידי.
התחושה הזו תחזק את המוטיבציה שלכם ותגרום לכם לרצות להמשיך הלאה. לדוגמה, אחרי שסיימתם לענות על מיילים, סמנו את המשימה ברשימה שלכם. טיפ: השתמשו בטיימר כדי להזכיר לעצמכם לעצור לרגע ולסמן.
3. התבוננו ברשימה המסומנת
בסוף היום, או השבוע, הקדישו כמה דקות להתבונן ברשימה המסומנת שלכם. שימו לב לכל המשימות שהצלחתם להשלים.
זה ייתן לכם תחושה של גאווה ויזכיר לכם כמה הספקתם. לדוגמה, עברו על כל הויים או הכוכבים ברשימה שלכם ותנו לעצמכם טפיחה על השכם. טיפ: כתבו לעצמכם הודעה קצרה שמסכמת את ההישגים שלכם.
4. התאימו את השיטה לרשימות דיגיטליות
גם אם אתם משתמשים ברשימות משימות דיגיטליות, תוכלו ליישם את השיטה הזו. במקום למחוק משימה, העבירו אותה לרשימה נפרדת של משימות שהושלמו, או סמנו אותה בצבע אחר.
כך תוכלו לשמור על תחושת ההתקדמות גם בסביבה דיגיטלית. לדוגמה, השתמשו בכלי ניהול משימות כמו Trello או Asana, והעבירו את הכרטיסים לרשימה של "הושלם". טיפ: נצלו את הפיצ'רים של הכלי שלכם כדי להוסיף תאריכים ותזכורות להצלחות שלכם.
איך יישמתי את השיטה בחיי
בתור יועץ פרודוקטיביות, אני תמיד מחפש דרכים לשפר את האפקטיביות שלי ושל הלקוחות שלי. בעבר, הייתי מוחק משימות שהושלמו מהרשימה שלי, ולא הבנתי שאני מפספס הזדמנות חשובה.
כשניסיתי את שיטת הסימון, שמתי לב להבדל משמעותי. בהתחלה התקשיתי לזכור לסמן את המשימות, אבל אחרי כמה ימים זה הפך להרגל. בסוף כל יום, התבוננתי ברשימה המסומנת שלי והרגשתי גאווה עצומה. זה נתן לי מוטיבציה להמשיך קדימה ולהשיג עוד.
טיפ ייחודי שלמדתי: הוסיפו תאריך ליד כל סימון. כך, תוכלו לחזור אחורה ולראות את כל ההישגים שלכם לאורך זמן.
3 טעויות נפוצות וכיצד להימנע מהן
- במקום למחוק את המשימות מבלי לסמן, נסו לעצור שנייה אחת ולסמן אותן באופן מכוון. אנשים מוחקים משימות באופן אוטומטי, בלי לחשוב על ההשפעה הפסיכולוגית של זה. הקדישו רגע כדי לסמן את המשימה ולחוות את תחושת ההישג.
- במקום לחשוב שזה בזבוז זמן, נסו לראות את זה כהשקעה במוטיבציה שלכם. אנשים חושבים שסימון משימות זה לא חשוב וגוזל זמן. זכרו שזהו כלי יעיל להגברת המוטיבציה והפרודוקטיביות.
- במקום להשתמש בסימון משעמם ולא מעורר השראה, נסו למצוא סימון שכיף לכם להשתמש בו. אנשים משתמשים בסימון סטנדרטי וחסר משמעות, מה שמוריד מהאפקטיביות של השיטה. בחרו סימון שמבטא עבורכם הצלחה ותחושת סיפוק.
המילה האחרונה: התחילו היום
סימון משימות שהושלמו הוא שינוי קטן שיכול להוביל לתוצאות גדולות. זהו כלי פשוט ועוצמתי שיכול לעזור לכם להרגיש יותר פרודוקטיביים, מוטיבציה ומסופקים. אפילו יישום של 10% מהשיטה יכול להוביל לשיפור משמעותי בתחושת ההספק שלכם. איזה צעד קטן תוכלו ליישם כבר היום?
שאלות נפוצות
- מה לעשות אם אני לא מצליח/ה לזכור לסמן את המשימות? צרו תזכורת בטלפון או במחשב, או הניחו פתק תזכורת ליד מקום העבודה שלכם. חזרו על הפעולה הזו כמה פעמים ביום עד שהיא הופכת להרגל.
- האם השיטה הזו מתאימה גם למשימות גדולות ומורכבות? כן, אבל מומלץ לחלק את המשימות הגדולות לתתי-משימות קטנות יותר, ולסמן כל אחת מהן בנפרד. זה ייתן לכם תחושה של התקדמות מתמדת ויעזור לכם לשמור על מוטיבציה.
- האם יש דרך לשלב את השיטה הזו עם כלי ניהול משימות דיגיטליים? כן, רוב כלי ניהול המשימות מאפשרים לסמן משימות שהושלמו בצבעים שונים או להעביר אותן לרשימה נפרדת של משימות שהושלמו. נצלו את הפיצ'רים האלה כדי לשפר את האפקטיביות של השיטה.
אמיר דהן, יועץ פרודוקטיביות. אני עוזר לאנשים ומנהלים להשיג יותר, בפחות מאמץ, באמצעות שיטות עבודה מותאמות אישית.
